برنامه ریزی و مدیریت زمان

«مدیریت زمان» یعنی توانایی این که چگونه از زمان، صحیح و به درستی استفاده کنیم تا بهتر، سریع تر و مطمئن تر به مقصود و هدف های از پیش تعیین شده خود برسیم. به تعبیر دیگر، «مدیریت زمان» یعنی رعایت انضباط شخصی. در این شیوه مدیریت، پدیده نظم سرلوحه همه امور قرار می گیرد.
مدیریت زمان در یک تعبیر ساده یعنی توانایی اداره ی زمان، که فقط به کنترل زمان و افزایش ساعات مطالعه اختصاص ندارد، بلکه به هر چیزی که منجر به افزایش بهره وری مطالعه شود ارتباط دارد، از جمله: اصول و راهبردهای مطالعه، روش های برنامه ریزی و حتی آمادگی های روانی.
یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل 20-80 است، یعنی از 20% زمان برای انجام 80% کارهایت استفاده کن. موفقیت در مدیریت زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است.
فقط تعداد ساعات مشخصی در یک روز، در یک هفته و یک ترم تحصیلی (نیمسال تحصیلی) وجود دارد. شما نمی توانید تعداد ساعات را تغییر دهید، اما می توانید تصمص بگیرید که چگونه حداکثر استفاده را از آن ها بکنید. برای موفق بودن در تحصیل، حتماً باید زمان مطالعه ی خود را با دقت تمام، مدیریت کنید.
راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. گذشتگان از حرکت ماه، ساعت آفتابی، اذان، زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده می کرده اند تا این که در قرن دوازدهم، راهبان کاتولیک ساعت هایی را برای تنظیم فعالیت های خود ساختند.
در طول تاریخ، تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای اهمیت این موضوع است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در ان ها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری های جدید، محیط را فراهم آورده اند که تقریباً در مدت زمان کم می توان به اطلاعات زیادی دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریع تر و آسان تر انجام داد، اما تمایل به بیشتر و سریع تر انجام دادن کارها، روز به روز بیشتر می شود.
چنین رویکردی که همواره با بشر همراه بوده است، این احساس را برای او به وجود آورده که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به ما می گوید که ضعف در مدیریت زمان یک مشکل قدیمی است، مسئله ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده، آن را نمی تواند حل کند و همواره با بشر همراه بوده است. مدیریت زمان موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیاز داریم با آن روبرو شویم تا در زندگی موفق گردیم.
بنجامین فرانکلین می گوید: «وقت را تلف نکنید. زیرا زندگی همان وقت است».
استفاده صحیح از وقت و هدر ندادن آن بسیار مهم است، چرا که زمان از دست رفته را نمی توان مجدداً باز یافت. زمان را نمی توان ذخیره کرد، نمی توان خرید یا فروخت و نمی توان از 24 ساعت دیگران قرض گرفت. زمان سرمایه ای است که اگر مورد استفاده قرار نگیرد، از دست می رود، که یک سرمایه مالی این چنین نیست. اگر منصف باشیم با کمی دقت و تأمل درمی یابیم که مشکل اصلی کمبود وقت نیست، بلکه در نحوه استفاده از آن است.

کمبود یا اتلاف وقت

همیشه در اطراف شما شرایط، کارها و افرادی وجود دارند که زمان را می ربایند. شما تنها با کنترل امور می توانید بر گذر زمان مسلط باشید. بیشتر ما انسان ها به جای «کمبود وقت»، مشکل «اتلاف وقت» داریم.
برای مدیریت زمان، قبل از هر کاری باید دزد زمان خود را بشناسیم. یکی از پیش شرط های موفقیت، مدیریت بهینه زمان است و یکی از پیش شرط های مدیریت زمان، این است که هر کسی دزد زمان خود را شناخته و آن را کنترل کند؛ یعنی خودش، کلاهش را قاضی کند و ببیند بیش از همه، چه چیزی وقتش را تلف می کند. دزد زمان شما ممکن است تلفن باشد، یا نشستن پای تلویزیون، یا بی برنامه گی مفرط برای انجام کارهای روزانه، یا استراحت بیش از حد یا هر چیز دیگری از این قبیل، در این قسمت برخی از مواردی را که می توان از ان ها به عنوان دزد زمان یاد کرد برمی شمریم:
- صحبت های کم اهمیت
- میهمانان ناخوانده
- مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
- روش های غیرصحیح و عادات نادرست مطالعه
- تلفن های غیرضروری و مزاحم
- نداشتن انضباط کاری
- سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
- نیمه تمام گذاشتن کارها و دوباره کاری
- ناتوانی «نه» گفتن به خواسته های نابجا
- نداشتن تمرکز حواس و یا فکر و خیال
- عادت امروز و فردا کردن
- ترس از شکست و استرس
- تلیویزیون، کامپیوتر و یا SMS بازی
- وسواس در مطالعه
- کم توجهی به سلامت جسمی و روحی و بیماری
به هر حال، اگر شما هم از آن هایی هستید که روزشان با استرس سپری می شود و همیشه کارهایشان ناتمام می ماند و هیچ روزی نیست که وقت کم نیاورند، از همین امروز برنامه خود را تغییر دهید و با یادگیری اصول مدیریت زمان گامی به سوی موفقیت بردارید. برای این که تغییر محسوسی در برنامه روزانه تان ایجاد شود، بهتر است اصول «مدیریت زمان» را حداقل به مدت 2 تا 4 هفته تمرین کنید تا کم کم به یک عادت در زندگی روزمره شما تبدیل شود. بعد به سراغ موارد بروید و همه آن ها را به تدریج انجام دهید. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تفکیک کارهای مهم و غیرمهم است، پس برای موفقیت تحصیلی:
- از کارهای غیرمهم صرف نظر کنید.
- کارها را اولویت بندی کنید.
- دزدان وقت خود را بشناسید.
- راه های ایجاد وقت را یاد بگیرید.

راه های ایجاد وقت

زنده کردن زمان های مرده (مثل زمان هایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس می گذرد و ...)
- انجام کارها به طور همزمان
- تنظیم کردن زمان خواب
- کنترل بیشتر روی اوقات تفریح
- نه گفتن به درخواست ها و عقب انداختن کارهای غیرمهم
- شرکت در کلاس های کمک آمادگی آزمون
- استفاده از کتاب های مکمل و کمک آموزشی

اما چند نکته کلی:

- درست درس خواندن یا مطالعه ی بهینه، یعنی استفاده ی کامل از زمان موجود برای درک و فهم مطالب.
- اگر افزایش ساعات مطالعه مهم است، استفاده ی بهینه از این ساعات مهم تر است.
- دانشجویی که می‌خواهد جدی باشد، باید هر چه سریع تر خود را در فضای درس خواندن قرار دهد و از مشغله های ذهنی حاشیه ای و غیرضروری اجتناب کند.

شرایط بهینه مطالعه و بهره وری بیشینه

شرایط بهینه مطالعه، مواردی هستند که با دانستن، به کارگیری و یا فراهم نمودن آن ها، می توان مطالعه ای مفیدتر و با بازدهی بالاتر داشت. درواقع این شرایط به شما می آموزند که چگونه از زمان های مطالعه، بهره وری بالاتری داشته باشید و قبل از شروع مطالعه چه اصولی را به کار گیرید، در حین مطالعه چه مواردی را فراهم سازید و چگونه به اهداف مطالعاتی خود برسید. برای موفقیت در مطالعه، باید درست شروع کنید؛ یعنی برنامه درسی خود را طوری تنظیم کنید که از خواندن کتاب ها، هدفی واضح و روشن را دنبال کنید. - در هنگام مطالعه یک کتاب، ابتدا از قسمت های آسان و جذاب شروع کنید و بعد به سراغ بخش های مشکل تر آن بروید. این کار را می توانید با مرور قسمت های خوانده شده قبلی آغاز کنید. قسمت های آسان و جذاب علاقه شما را به خواندن افزایش می دهند.
- در برنامه ریزی درسی خود، موضوع های مشابه را پشت سر هم قرار ندهید و ان ها را یکی پس از دیگری مطالعه نکنید.
- اگر می خواهید چند کتاب را در یک روز مطالعه کنید، ابتدا زمان های خواندن و ترتیب قرار گرفتن ان ها را مشخص کنید و بعد به مطالعه بپردازید.
- حتی المقدور برای یک کتاب بیش از دو ساعت وقت در نظر نگیرید. زمان های مطالعه را به بازه دو ساعته تقسیم کنید. تصور نکنید که هر چقدر زمان مطالعه یک کتاب بیشتر باشد بهتر است! برعکس هر چقدر زمان کوتاه گردد و موضوع مورد مطالعه عوض گردد، میزان یادگیری افزایش می یابد.
- اگر می خواهید در شش روز هفته، شش درس بخوانید، هرگز هر درس را تنها در یک روز نخوانید. بهتر است هر روز را به شش قسمت تقسیم کنید و در هر قسمت، یک درس را بخوانید و این روند را در شش روز هفته ادامه دهید.
- به روش تدریجی درس بخوانید، یعنی در طول دوره درس بخوانید و خواندن دروس را به نزدیکی آزمون موکول نکنید. مطالعه تدریجی و باتداوم در طول دوره بسیار بهتر از مطالعه فشرده و باتراکم در چند روز قبل از آزمون است.

تکنیک های مدیریت زمان در جلسه آزمون:

1. تکنیک (× و - ): گاهی برای به خاطر آوردن نام شخصی یا موضوعی هر قدر به ذهن خود فشار آورده ایم موفق نشده ایم اما وقتی پس از نومیدی به کار دیگری مشغول شده ایم بلافاصله آن نام یا موضوع به ذهن ما خطور کرده است که این خاصیت ذهنی را «رهایش» می نامند. در مورد آزمون باید گفت: - اگر به سؤال و پاسخ کاملاً مسلط هستید که بلافاصله پاسخ خواهید داد.
- گاهی با اندکی فکر کردن متوجه می شوید پاسخ سؤال را نمی دانید، در این صورت بلافاصله کنار ان سؤال علامت (-) گذاشته و از آن عبور کنید. به هیچ وجه روی آن متوقف نشوید و به ذهن خود فشار نیاورید (رها شوید).
- گاهی به سؤالی برمی خورید که با اندکی فکر کردن درمی یابید که پاسخ دادن به آن زمان گیر است و یا بین دو گزینه شک می کنید، کنار ان سؤال علامت (×) گذاشته و عبور کنید.
بعد از اتمام سؤالات هر مبحث، ابتدا به سؤالات با علامت (×) و در صورت داشتن زمان کافی به سؤالات با علامت (-) مراجعه کنید. مطمئن باشید که به درصد قابل توجهی از آن ها پس از رهایش ذهنی پاسخ خواهید داد.
2. تکنیک زمان پاسخگویی به هر درس: برای حفظ تعادل درصد نمرات و بهبود رتبه های آزمون، زمان پاسخگویی به هر درس را به همان درس اختصاص دهید. توصیه می شود در ابتدای آزمون، ساعت شروع به پاسخگویی هر درس را کنار نام درس یادداشت کنید، مثلاً اگر آزمون ساعت 8:30 آغاز می شود و زبان، 20 دقیقه زمان نیاز دارد، کنار درس بعدی (مثلاً ریاضی) بنویسید 8:50 و ... .
3. تکنیک زمان مرور: برای این که زمانی برای مرور سؤالات دروس سخت تر داشته باشید، بهتر است زمان پاسخگویی به هر درس را چند دقیقه کمتر از زمان استاندارد برای خود تعریف کنید تا در پایان چند دقیقه ای را فرصت مرور داشته باشید.
4. تکنیک اولویت زمان های مرور: در زمان مرور، ابتدا درس هایی را مرور کنید که فرصت نکرده اید در زمان تعیین شده تمام سؤالات آن درس را بخوانید. بعد به مرور سؤالاتی بپردازید که با علامت ( ) مشخص کرده اید. در انتها به مرور سؤالاتی بپردازید که با علامت (-) مشخص کرده اید.
5. تکنیک حداقل سؤالات: به منظور جلوگیری از آرمان گرایی افراطی قبل از آزمون، در هر درسی حداقل توانایی خود را در نظر بگیرید و حداقل درصد را برای خود پیش بینی کنید یادتان باشد اگر شما نتوانستید 100% سؤالات را پاسخ دهید قطعاً دیگران هم نمی توانند، تا با آرامش و تسلط بیشتری بتوانید به پاسخگویی سؤالات بپردازید.
6. تکنیک وقفه در آزمون: خستگی در جلسه آزمون امری طبیعی است که البته زمان بروز خستگی در افراد مختلف، متفاوت است. بهتر است با اجرای مراحل زیر رفع خستگی نموده و پس از دقیقه ای دوباره توان ذهنی خود را کسب نمایید. از جمله: - تحرک جسمانی و یا کشش عضلانی برای افزایش سرعت جریان خون و رسیدن خون بیشتر به مغز.
- رعایت صحیح وضعیت نشستن؛ عمودی نشستن موجب روان شدن حرکت مایع نخاعی و برطرف شدن خستگی می شود.
- مصرف مواد قندی طبیعی مثل خرما و یا شکلات به منظور افزایش میزان گلوکز در مغز به همراه یک لیوان آب.
- تنفس عمیق و تلقین مثبت، تا اکسیژن بیشتری به مغز برسد.